ITyLearning : mode d’emploi

Bienvenue ! Voici le guide qui vous permettra de débuter facilement avec ITyLearning. Vous apprendrez ici à configurer et à gérer les options de la plateforme.

Introduction

Qu’est-ce que ITyLearning ?

ITyLearning est une plateforme de formation LMS pour Learning Management System. Elle permet la diffusion de contenus et d’outils pédagogiques de formation, qui peuvent être issus du logiciel-auteur ITyStudio ou d’autres sources (e-Learning et Serious Games).

La plateforme est compatible SCORM 1.2 et 2004, et permet la gestion complète des plans de formation : création et gestion de comptes et de sessions, suivi de la progression avec une interface graphique et intuitive, accès aux résultats sur une base individuelle ou collective.

L’accès à ITyLearning est possible grâce à un lien redirigeant les apprenants vers la plateforme à laquelle ils se connectent grâce aux identifiant et mot de passe communiqués.

Fonctionnement du LMS

ITyLearning fonctionne de la manière suivante :

  • Une session de formation est composée :
    • d’un ou plusieurs utilisateur(s) ou équipe(s)
    • d’un ou plusieurs parcours
    • d’une date de début et de fin de session
  • Un parcours peut-être composé :
    • d’un ou plusieur(s) module(s)
    • d’un ou plusieurs document(s)
    • d’une ou plusieurs compétence(s) débloquables associés à ces modules ou documents
  • Un module est un package SCORM au format SCORM 1.2 ou 2004

Ainsi, pour utiliser pleinement la plateforme, vous devez :

  • Créer des comptes utilisateurs
  • Facultatif : assigner ces utilisateurs à une ou plusieurs équipe(s)
  • Importer un ou plusieurs module(s) SCORM ou document(s)
  • Créer un parcours contenant ce ou ces module(s)
  • Créer une session en indiquant les utilisateurs et le parcours en indiquant une date de début et de fin de session

Architecture

Fonctionnalités

Tableau de bord

Description

Le tableau de bord vous permet de regrouper en une page les informations importantes sur vos sessions et utilisateurs.

Vous avez ainsi accès :

  • Complétion moyenne par session
  • Score moyen par session ou par parcours
  • Le temps moyen par session
  • Le pourcentage d’utilisateurs ayant terminé un parcours
  • Les dernières connexions
  • La répartition des apprenants par session ou parcours
  • Les comptes utilisateurs bientôt expirés
  • Les sessions bientôt expirées
  • La comparaison des modules sur le score, temps et complétions moyennes

NB: Vous pouvez changer l’ordre d’apparition de ces informations dans le menu « Paramètres – Personnalisation de l’interface – Tableau de bord « 

Mes parcours de formation

Description

Le menu « Mes parcours de formation » correspond au(x) parcours de formation qui vous sont assigné en tant qu’apprenant.

Ce menu vous permet :

  • De commencer ou continuer un parcours de formation
  • D’accéder à vos résultats pour ces parcours

Accéder à un parcours de formation

Afin de commencer ou continuer un parcours de formation, il vous suffit de cliquer sur le parcours de votre choix pour y accéder.

La liste du/des module(s) du parcours apparaît alors.

 Liste des modules : Vous accédez au module de votre choix en cliquant sur celui-ci. Attention, l’accès aux modules peut être conditionné par l’obtention de certaines compétences.

 Accès aux résultats du module sélectionné.

 Complétion du module : 3 états sont possibles :

Non commencé : Vous n’avez jamais ouvert le module

Commencé : Le module a été commencé mais non terminé

Terminé : Le module a été terminé au moins une fois

 Compétences associées au parcours : Liste l’ensemble des compétences associées aux différents modules. L’état de la compétence change lorsqu’ell est débloquée

Accéder à mes résultats

Vous pouvez accéder à vos résultats pour ces parcours en cliquant sur le bouton « Accéder aux résultats« .

L’interface de résultat s’ouvre alors :

Choix du module

Choix de la date A chaque fois que vous terminez un module , une nouvelle date est enregistrée avec le score associé. Vous pouvez sélectionner plusieurs dates pour les comparer. Il vous suffit ensuite de cliquer sur le bouton générer pour afficher soit une moyenne soit une évolution.

Visualisation des résultats : Permet de choisir entre un affichage en radar ou en histogramme.

Scores & informations

Sessions de formation

Description

Pour rappel, une session de formation est composée :

  • d’un ou plusieurs utilisateur(s) ou équipe(s)
  • d’un ou plusieurs parcours
  • d’une date de début et de fin de session

La session est donc l’élément le plus utilisée dans ITyLearning puisqu’elle vous permet de donner accès à vos utilisateurs des parcours de formation pour une période donnée.

Liste des sessions

Lorsque vous cliquez sur le menu Sessions de formation, la liste des sessions existantes apparaît alors :

Créer une nouvelle session

Liste des sessions existantes : Vous pouvez filtrer cette liste grâce aux différents libellés présents en haut du tableau

Affichage des sessions dédiées : Vous avez la possibilité lors de la création d’un compte d’associer directement des parcours de formation à l’utilisateur. Cela a pour effet de créer ce que l’on appelle une session dédiée. Vous pouvez donc au travers de cette option choisir d’afficher ce type de session.

Afficher la session : permet d’afficher et d’éditer les informations relatives à la session

Supprimer la session

Créer une nouvelle session

Nom de la session (obligatoire)

Choix du / des parcours à associer à la session

Choix du / des comptes utilisateur

 Validité de la session : Si vous souhaitez ne pas définir de fin de session, sélectionnez l’option « Date de fin de session indéterminée »

Envoi d’une notification aux apprenants : permet d’envoyer un email automatiquement aux apprenants avec leurs informations de connexion

Une fois validé, la nouvelle session est créée et apparaît dans la liste des sessions existantes.

Equipes

Description

Les équipes vous permettent d’organiser vos utilisateurs. Vous pouvez ainsi créer autant d’équipes (et de sous-équipes) que vous le souhaitez afin de recréer votre organisation dans ITyLearning.

2 dossiers sont toujours présents :

  • Tous les utilisateurs : regroupe l’ensemble des utilisateurs avec leurs équipes associées
  • Non attribués : regroupe l’ensemble des utilisateurs n’étant pas associé à une équipe

Ajouter une équipe

Cliquez sur le bouton « Ajouter une équipe » et donnez-lui le nom de votre choix

Les équipes sont organisées par ordre alphabétique

Pour créer une sous-équipe, glissez-là dans l’équipe parente de votre choix

Assigner un utilisateur à une équipe

  • Cliquez sur le dossier « Tous les utilisateurs » ou « Non attribués ». Dans le tableau de droite, sélectionner le ou les utilisateur(s) en cliquant dessus.
  • Glissez-le(les) dans l’équipe de votre choix

Comptes utilisateurs

Description

Afin de pouvoir donner accès à des parcours de formation, vous devez créer un compte utilisateur pour vos utilisateurs.

Vous pouvez créer 3 types de compte utilisateur différents :

  • Administrateur : qui crée les différents comptes, sessions, parcours, modules et documents et qui assigne le tout aux autres utilisateurs
  • Manager : qui accède à la fois à ses propres sessions de formation, mais également qui a une visibilité sur les résultats de ses collaborateurs
  • Utilisateur : qui accède à ses propres sessions de formation

Lorsque vous cliquez sur le menu « Comptes utilisateurs », la liste des comptes existants apparaît alors :

Créer un nouveau compte

Liste des comptes existants : Vous pouvez filtrer cette liste grâce aux différents libellés présents en haut du tableau

Afficher le compte : permet d’afficher et d’éditer les informations relatives à la session

Accéder aux résultats du compte : Permet d’accéder uniquement aux résultats de l’apprenant

Envoyer un email à l’apprenant

Supprimer le compte

Créer un nouvel utilisateur

Comptes multiples : permet d’ajout plusieurs utilisateurs en une seule fois grâce à un fichier .csv

Informations générales sur le compte : à noter que l’adresse email fait office d’identifiant pour se connecter sur la plateforme

Session dédiée : Vous avez la possibilité lors de la création d’un compte d’associer directement des parcours de formation à l’utilisateur. Cela a pour effet de créer ce que l’on appelle une session dédiée. Vous pouvez donc au travers de cette option associer ce type de session au compte.

 Administration des documents : permet de donner des droits de visibilité aux documents présents dans le menu « Documents » de l’apprenant. Vous pouvez définir une visibilité par dossier ou par document spécifique.

 Envoi d’une notification aux apprenants : permet d’envoyer un email automatiquement aux apprenants avec leurs informations de connexion

Une fois validé, les informations de connexion apparaissent à l’écran. Vous avez la possibilité de les enregistrer au format PDF.

Attention : Les mots de passe étant cryptés sur la plateforme, si vous quittez cette page, vous ne pourrez plus y avoir accès. Toutefois, les utilisateurs ayant perdu leurs mots de passe ont la possibilité de le réinitialiser sur l’interface de connexion à la plateforme.

Ajouter plusieurs utilisateurs en une fois

  • Pour ajouter plusieurs utilisateurs en une fois, sélectionner l’option d’ajout de comptes par lot
  • Vous pouvez télécharger un modèle de fichier .csv à remplir correctement pour que l’import fonctionne
  • Puis importez-le dans la plateforme
  • Vous pouvez ensuite configurer normalement le reste de la page. Tous les apprenants ajoutés auront ainsi accès aux mêmes éléments.

Parcours

Description

Les parcours contiennent les modules de formation accessibles par vos apprenants.

Un parcours peut être constitué d’un ou plusieurs modules SCORM et / ou de documents, que vous pouvez importer respectivement dans les menus « Modules » et « Documents ».

Pour chaque parcours, vous allez pouvoir définir le déblocage de compétences, en fonction du score obtenu pour chaque module. Le déblocage de ces compétences peut permettre l’accès au module suivant.

Créer un nouveau parcours

Liste des parcours existants

Afficher le parcours : permet d’afficher et d’éditer les informations relatives au parcours

 Supprimer le parcours

Créer un nouveau parcours

Pour créer un nouveau parcours, cliquez sur le bouton

Nom du parcours

Description du parcours : apparaît au moment de choisir le parcours dans le menu « Mes parcours de formation »

Liste des modules : Vous pouvez ajouter les modules et documents de votre choix après les avoir importé respectivement dans les menus « Modules » et « Documents »

 Nombre de tentatives limité : permet de définir un nombre de tentatives pour terminer le module avant qu’il soit considéré comme échoué

 Compétence(s) nécessaire(s) pour commencer le module : l’apprenant doit avoir débloqué cette/ces compétence(s) pour accéder au module.

 Compétence(s) acquise(s) à la fin du module : Si le module est un module SCORM, vous pouvez également définir le score minimum à atteindre pour débloquer la compétence

Modules

Description

Le menu « Modules » liste l’ensemble des packages SCORM 1.2 et 2004 que vous avez importé dans ITyLearning.

Importer un package SCORM 1.2 ou 2004

Liste des modules existants

Afficher le module : permet de visualiser le contenu du package SCORM

 Supprimer le module

Importer un package SCORM

Vous pouvez importer un package SCORM présent en local sur votre ordinateur directement sur la plateforme pour l’assigner à un parcours.

Documents

Description

Vous pouvez importer et gérer des documents dans ITyLearning, et donner des droits de visibilité à vos apprenants. Ces documents sont visibles dans le menu « Documents »

NB : Seul un compte administrateur peut créer et modifier des dossiers, et importer des documents.

Ajouter un dossier

Cliquez sur le bouton « Ajouter un dossier » et donnez-lui le nom de votre choix

Les dossiers sont organisés par ordre alphabétique. Pour créer un sous-dossier, glissez-le dans le dossier parent de votre choix. Tous les dossiers et sous-dossiers sont rangés dans un dossier parent au nom de votre organisation.

Ajouter un document

 Pour ajouter un document, cliquez sur le bouton « Importer un document ». Vous pouvez ensuite sélectionner le fichier de votre choix sur votre ordinateur.

Une fois importé, vous pouvez l’assigner à un dossier en effectuant un glisser-déposer

Compétences

Description

Afin de vous permettre de mieux évaluer les compétences de vos collaborateurs, ITyLearning vous permet de les connecter à vos parcours de formation afin de pouvoir les débloquer en fonction des scores obtenus dans les modules.

Vous pouvez ainsi aisément rajouter un éléments de Gamification entre vos modules et parcours de formation, en faisant collectionner les compétences à vos collaborateurs !

Ajouter une compétence

Pour ajouter une compétence, cliquez sur le bouton « Ajouter une compétence ».

Vous devez renseigner les champs suivants :

  • Titre de la compétence
  • Description de la compétence

Modifier le déblocage d’une compétence pour un apprenant

Un administrateur ou un manager peut choisir de « forcer » le blocage ou le déblocage des compétences pour les apprenants.

  • Accédez aux résultats de l’apprenant en question
  • Sélectionnez le parcours où vous souhaitez modifier la compétence
  • Vous pouvez changer l’état de la compétence voulue et également ajouter un commentaire

Paramètres

Personnalisation de l’interface

Vous pouvez personnaliser l’interface d’ITyLearning de 2 façons :

  • En choisissant l’ordre des éléments de votre tableau de bord : il vous suffit de glisser-déposer les éléments pour réorganiser la page
  • En ajoutant votre logo et et en modifiant la couleur de l’en-tête

Achat de licences

Si souhaitez acheter des licences, veuillez nous contacter à info@itycom.com

Modifier votre mot de passe

Vous pouvez modifier votre mot de passe. Conservez-le précieusement, vous en avez besoin pour vous connecter sur ITyLearning.

NB : Les utilisateurs ayant perdu leurs mots de passe ont la possibilité de le réinitialiser sur l’interface de connexion à la plateforme.